隨著國際交往的日益頻繁，各國領導人、政府官員、公職人員、社會知名人士、企業(yè)家之間的互訪活動大量增加。這些訪問包括正式的國事訪問、友好訪問、工作訪問、考察訪問、各種業(yè)務訪問，以及順道訪問、非正式的私人訪問，等等。除了雙邊的訪問活動以外，還有許多多邊性質的國際會議、會晤以及其它國際活動。因此，世界上許多國家都要經(jīng)常接待來自其它國家的大量外賓。如何做好接待工作，當好東道主，是禮賓交往中重要課題。
在接待外賓過程中經(jīng)常遇到的一些禮儀程序和不同方式的活動，如迎送、宴請、會見、會談等，我們在前面已經(jīng)談到的是與接待工作直接有關的一些其它問題。
關于邀請的方式。外賓來訪，通常要由東道國先發(fā)出邀請，這既是禮節(jié)，也是一項必要的手續(xù)。邀請一般應以局面方式進行，被邀者在接到邀請函后，應及時給予答復，并據(jù)此辦理有關的手續(xù)。邀請函除表示歡迎之意外，也表明被邀請者的身份、訪問的性質以及訪問的日期和時間等內(nèi)容。有時，為了表示客氣，也可請被邀者在他認為"方便的時候"來訪，或將時間留待以后"另行商定"。
實際上，訪問也并不一定都是由東道國一方首先提出，在有些情況下，是雙方協(xié)商的結果。有的訪問安排是由有關的協(xié)議事先約定；有的是當面口頭邀請在先，然后再補送書面邀請函件；有的是通過外交途徑商定訪問事宜；也有的是來訪者有訪問的愿望，主動向東道國作出某種表示，經(jīng)雙方磋商同意，然后再作正式安排。還有的訪問是作為一種"回訪"的方式進行?？傊?，可以視不同情況，靈活運用。
有些國家對邀請外國領導人來訪，做出了某些規(guī)定。例如，我國規(guī)定，應邀來訪的國家元首、政府首腦訪華天數(shù)一般以5天為限，最長不超過7天。其抵京日期，應避開中方的節(jié)假日和星期天。如因航班等原因實難避開，則抵京當日中方不安排正式活動。關于接待外賓的費用，國際上比較通行的做法是，來訪者的國際旅費由來訪者自己負擔，在抵達東道國國境后的住宿交通等，由東道主招待。告別宴會或答謝宴會的費用，由來訪者自理。但費用問題也可由雙方通過協(xié)商決定。例如，對某些外賓安排自費來訪，東道主除付設宴招待的費用外，全部住宿交通費均由來訪者自行負擔。還有的國家因財力所限，對來訪代表團有人數(shù)限制，或在邀請時，即言明邀請的人數(shù)，超出部分的人員，費用自理。據(jù)俄羅斯《消息報》1995年月日1月3日報道，外國總統(tǒng)訪俄，俄方只負擔12~15人的費用，俄總統(tǒng)出訪，對方也是這幺辦。隨領導人來訪的企業(yè)家、記者等的費用一般自理；專機機組人員的費用，除雙方民航有互惠協(xié)定外，一般亦應自理。
為了搞好接待，在外賓抵達以前，就應做好充分的準備工作。首先，要搞清楚來訪外賓或代表團的基本情況。例如，來訪外賓的總人數(shù)，是否包括主賓和其它人員的配偶，來訪人員的職務、性別、禮賓次序等情況，這些均可請對方事先提供。重要國賓來訪，其隨訪人員中，有正式隨行人員（或代表團團員）和工作人員之分，而正式隨行人員中有的還是政府的高級官員。此外，有的國家領導人來訪，隨行的還有企業(yè)家、記者以及專機的機組人員等。這些都應在事先了解清楚，以便由有關單位做好相應的接待準備。
對于外賓的飲食愛好、宗教禁忌以及是否有其它特殊的生活習慣等也可事先向對方探詢，必要時，還可向對方索要來訪者的血型資料。
擬訂來賓訪問日程前，還要向對方了解清楚抵離的日期和時間、交通工具和施行路線、對參觀訪問的具體愿望等。飛機起降的具體時間，可經(jīng)由民航部門密切掌握。
訪問日程一般應由東道國道國首先提出。日程草案擬訂后，可先將主要內(nèi)容告知對方，以便聽取對方意見，并使對方有所準備。日程安排的好壞，對訪問的成功與順利進行具有重要的意義。特別是國家領導人的訪問，既要使日程安排符合禮議規(guī)格的一般要求，又要避免使人感到所有這類訪問都千篇一律。在擬訂日程草案時，除了遵循通常的禮儀程序以外，還要考慮以下一些因素：1.訪問的目的和性質；2.訪問者的愿望；3.訪問者同東道國的哪些人和事有特殊的關系；4.訪問者過去是否曾經(jīng)來訪過，哪些項目過去已經(jīng)看過，如何使本次訪問更具特色；5.來訪者的年齡及身體狀況能適應的活動限度；6.代表團其它成員的特殊要求與安排，特別是主賓的夫人，有時可以另行排一些有意義的活動。除了以上因素以外，主方領導人的時間安排是一個十分重要的因素，事先應當同有關 的辦公室聯(lián)系好。
日程安排的松緊應適當。活動安排太少，讓客人有時在賓館里無所事事，會感到受冷遇；活動安排太多，又會令客人筋疲力盡。要保持日程安排適當平衡確非易事。為了讓客人在有限的時間內(nèi)，多看一些東西，多接觸一些人，常常容易把日程排得太滿，沒有輕松休息的時間。美國前總統(tǒng)艾森豪威爾談起英國女王緊張的訪美日程時說："她們一定希望有時間休息安靜一下?！绻魏沃指野盐业娜粘贪才诺孟袼齻兊哪菢樱ňo張），我就要把他解雇。"
有些大型代表團來訪，為了達到更好的效果，可以安排他們分組活動。有的次要活動，可以安排代表團其它成員參加，以減輕主賓的勞累。
接待規(guī)格的高低，體現(xiàn)了對來訪客人的重視程度和歡迎的熱烈程度，來訪者對于接待規(guī)格的高低也往往比較敏感。因此，對于來訪客人的接待規(guī)格要妥善掌握。
接待規(guī)格的高低常常從各方面表現(xiàn)出來。例如，宴會規(guī)模的大小，出席宴會的主方人員的身份；某些禮儀活動的隆重程度等，甚至有時住房和交通工具的安排，也會被人視為接待規(guī)格高低的反映。因此，對于同一級別的國賓，應保持大體上差不多的接待規(guī)格，以免給人以厚此薄彼的感覺。而對于某些在政治上或兩國關系上有特殊需要的國賓給以"破格"的接待，則可能會收到明顯的效果。
埃爾默·普利施科在其所著《首腦外交》一書中，描景。由于美英的傳統(tǒng)關系和女王的特殊身份，她受到了美方特別隆重熱情的接待。普利施科寫道："在女王繁忙日程上的主要活動有25項以上。每時每刻都有安排?！卮蠡顒影?次國宴、3次正式午宴、4次招待會和1次皇家授勛儀式。""第一天晚上，總統(tǒng)設國宴招待英國君主。宴會菜肴包括：冷凍菠蘿、杏仁奶油湯、煎魚片、烤小鴨、加白蘭地酒的果仁冰淇淋和4種酒。近百人的晚宴用的是艾森豪威爾的餐具，餐具上有一道寬純金鑲邊，復雜的圓凸雕飾，中間有金色的總統(tǒng)印徽。女王戴著亞歷山大女王的寶石頭飾……總統(tǒng)佩帶女王父親授予的、令人羨慕的榮譽勛章。""第三天晚上，女王在英國大使館為艾森豪威爾總統(tǒng)夫婦舉行國宴，有80名客人，晚宴用的加冕宴會瓷餐具是特意從白金漢宮帶來的。加拿大黑色哨兵樂隊表演風笛助興，他們身著緋紅色配有黃銅紐扣的上衣、墨綠格子花呢短裙，鞋上有白色鞋罩。"報紙報道了這次訪問的許多細節(jié)。美國國務卿稱這次訪問使兩國之間緊密的歷史聯(lián)系更為"熱烈、充滿省略和舉足輕重"。
接待規(guī)格雖然可以從多方面反映出來，但領導人的接見尤其重要。由誰接見，談得怎么樣，都是人們所關注的熱點。有時候，東道國的主要領導人不在首都，來賓亦愿特意去外地會見。所以，在擬訂接待計劃和安排活動日程時，對領導人的接見，要給予特別的重視。
各國對來訪外賓，尤其是國賓的安全，都特別重視。有些國家在重要國賓來訪時，采取特別的安全警戒措施。這是因為東道國政府有責任保證客人在其境內(nèi)逗留期間的人身安全。按照國際上通常的做法，國賓來訪，自入境之時起，其安全保衛(wèi)的責任，就落在東道國肩上。東道國政府應同來訪國政府配合，精心制定保護他們的計劃，包括警察護送、現(xiàn)場控制、近身保衛(wèi)、食物品嘗、交通安全以及其它一切必要的技術和預防性措施。禮賓部門在考慮日程和活動現(xiàn)場的安排時，也應將安全因素考慮在內(nèi)。
有的國家為了做好本國領導人出訪期間的安全保衛(wèi)工作，還事先派本國安全部門的負責人前往訪問國打前站，以便同東道國有關部門交流情況，勘察現(xiàn)場，交換意見，進行合作。
為了做好外賓的醫(yī)療保健工作，應采取相應的醫(yī)護措施。重要國賓，由指定醫(yī)院派專門醫(yī)生和護士隨團照應。
外賓來訪期間的生活接待十分重要。住房、坐車、生活起居，要盡量使其舒適、方便、安全，飲食應當可口。住地應當選擇在環(huán)境優(yōu)美安靜的地段，以便使來賓在繁忙緊張的活動之后得到適當?shù)男?。國事訪問一般以住國賓館、高級飯店為多，這些地方設備好，服務周到有經(jīng)驗。也有的國家為了講究禮儀規(guī)格而安排來賓住在王宮、別墅等地方。元首住地應升來訪國的國旗或元首旗。住房的分配，身邊工作人員，如秘書、譯員、近身警衛(wèi)和服務人員等應住在靠近主賓的房間。對代表團中的高級官員亦應妥善安排。除非不得已的情況，單身漢亦應安排單獨房間，而不要安排單身漢兩人合住。住房可由東道主安排分配后，再征求客人意見；也可將房間位置圖提前交給對方，請對方自行安排。
常年有外賓居住的高級賓館、飯店，都應把搞好生活接待、不斷提高服務質量作為其孜孜不倦的奮斗目標，不但要配備先進的生活設備，而且要有優(yōu)質的服務。對客人要細致周到、體貼溫馨，于細微處見精神。有一位紐約商人是泰國曼谷東方飯店的?？?，有一次他在星期五住進這家飯店，發(fā)現(xiàn)飯店把他的房間安排在二樓靠近樓梯的地方，他見此深受感動，因為基于宗教的緣由，他在星期五不能搭乘電梯。事情雖小，其情可嘉。
對于外賓的坐車，應在外賓到達前將車輛編號，做上明顯的標記，按禮賓順序安排他們坐車。大型代表團，可安排部分工作人員乘大轎車，這樣行動會更方便。
住房號和坐車號應在外賓下飛機后，印發(fā)通知外賓使他們易于找到自己的坐車和房間，避免現(xiàn)場出現(xiàn)混亂。
關于飲食，應按外賓的習慣和愛好，盡量搞好。還應按外賓習慣，在房間內(nèi)準備一些飲料、水果等，供其隨時取用。
對于氣候的變化應密切注意，防止因天氣突變影響訪問的順利進行。60年代，朝鮮崔庸健委員長訪華，到達東長春時群眾夾道歡迎，恰逢飄潑大雨，周總理陪同貴賓乘敞篷車行進，雖然為崔庸健打了傘，但周總理看見幾十萬群眾冒雨熱情歡迎，始終不肯打傘，領導和群眾都挨了雨淋，這種事情應盡量避免。
對于外賓在訪問過程中的反應和意見，應及時了解，并迅速轉達到有關領導和部門。由于外賓訪問的時間不長，活動又很緊張，如不及時了解外賓的反應，就可能來不及解決所反映的問題加以解決，有助于使訪問獲得圓滿成功。
對于外賓訪問的情況，應通過新聞媒介及時加以報道。為此，要同新聞單位保持密切聯(lián)系，必要時還可以舉行記者招待會。對于記者的采訪活動，應適當加以管理。對隨團來訪的記者、攝影記者、廣播電視記者等的采訪活動、通訊以及生活等，均應由有關的新聞單位給以必要的關心和協(xié)助。如報界要發(fā)表來訪領導人的簡歷、照片等，可事先通過外交途徑向對方索要。
對于來賓國家的國旗（元首旗）的旗樣和制作說明，國歌的樂譜可以通過外交途徑向對方索要。此外，還要收集一些來訪國的樂曲，供奏席間樂及晚會表演時用。
國賓來訪，一般都要送禮給東道國的領導人和工作人員，東道國亦相應贈禮答謝。領導人互贈禮品，可在會見時當面致送，也可通過禮賓工作人員轉交；給一般隨行人員和工作人員的禮品，則可收禮賓人員轉交。送禮要避免千篇一律，重復雷同，因此對每次來訪國賓的禮物，應有所記載，以備日后查閱。送給來訪國賓的禮物，應爭取隨專機帶走。如無專機，則一般不宜贈送大件易碎難運的禮品，以便于賓客作為隨身行李運走。
國賓來訪，有的將駐在東道國的大使亦正式列入隨行人員或代表團團員名單。這樣，接待時就應把大使作為正式隨行人員列入代表團名單，接待時亦應按通常禮儀，安排大使參加某些正式活動，如會見、宴會等。歡迎宴會還應邀請使館主要外交官員參加。來訪國家領導人去外地活動，如該國大使提出陪同前往，亦應加以安排。經(jīng)貿(mào)、文化、體育及軍事方面的代表團來訪有些官方正式活動，應邀請該國駐當?shù)氐纳虅?、文化參贊或武官參加。車速訪問，有的國家提前派先遣組來洽談訪問的具體安排，東道國禮賓部門應予接待。
我國做法是，外國國家元首來訪，我駐該國的大使可以提前或陪同來賓回國，參加接待工作。有時，外國政府首來訪，亦可作此安排。這不但有利于溝通情況，做好接待工作；而且有利于我駐外大使在訪問結束返館后，在當?shù)亻_展工作。這也是符合一般國際禮儀的做法，其它國家也有類似做法。
來訪國賓去首都以外的其它城市訪問，交通工具一般應由東道國安排。外國元首、政府首腦一般安排乘坐專機或火車專列，也有乘包機或火車上加掛專用車廂的。其它一般代表團乘坐班機。公路交通發(fā)達的國家，也可視情況乘汽車。
國家元、政府首腦去外地，均由政府派其它高級官員陪同前往。當?shù)氐氖虚L、省長舉行歡迎宴會，致歡迎詞，來訪的主賓或其它主要官員答詞。省、市長一般應陪同參觀訪問。政治性會談一般在首都舉行，個別情況下也在外地舉行的。著名的中美《上海公報》就是最終在上海談定并公布的。
接待外賓，特別是接待重要國賓，任務重，時間緊，是一項涉及外事、公安、交通、民航、首都和外省市等許多單位和人員的綜合工程。國家主要領導人常常親臨參加，親自主持，并有廣泛的群眾參與。因此，各國都有一支精明、干練、經(jīng)過培訓能相互默契配合的接待人員隊伍。這也是做好接待工作的一項基本保證。 |
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